Как удачно переехать в новый офис?

Новый офис – это новое рабочее пространство, однако переезд в него сопряжен с множеством проблем и вопросов. Чтобы офисный переезд не стал стихийным бедствием, а для его организации не пришлось отменять важные деловые встречи ради сборки мебели и налаживания работы техники, стоит тщательно продумать этот вопрос и составить план действий.

Особенности организации офисного переезда

Чтобы переезд не растянулся на несколько недель или месяцев, нужно учесть ряд важных моментов:

1. Выбор перевозчика. Многие компании предлагают услуги под ключ, то есть они предоставят упаковочные материалы, приедут в офис, чтобы помочь с разборкой мебели и упаковкой всего имущества, затем отвезут его на новый объект и там уже займутся сборкой. Это удобно и выгодно, а главное надежно, так как переезд будет сконцентрирован в одних руках.
2. Оценка объема груза. Это важно для того, чтобы не столкнуться с непредвиденными расходами, которые не были заложены в бюджет.
3. Сроки перевозки. Срочный переезд будет стоить дороже, зато позволит сэкономить время, особенно если от него зависит производственный процесс. За транспортировку по выходным также придется доплатить, зато сотрудники смогут спокойно выйти в офис с понедельника без ущерба работе.
4. Упаковка вещей. Наиболее важное внимание стоит уделить документации, которая нуждается в сортировке, упаковке и маркировке, а также описи. Упаковочного материала должно быть достаточно, а экономить на нем не нужно ради сохранности вещей.

Как организовать офисный переезд: план действий

Смена офиса положительно влияет на работоспособность коллектива, особенно если новое пространство будет более удобным, комфортабельным, хорошо оснащенным и с лучшей транспортной инфраструктурой. Однако нельзя просто взять и переехать, так как этот процесс так и или иначе касается и сотрудников, и партнеров по бизнесу, и деятельности всей фирмы. И если про выбор упаковки и подбор мувинговой компании трудно забыть, некоторые моменты остаются не замеченными:

• О предстоящем переезде стоит сообщить своим коллегам по бизнесу, партнерам, поставщикам, клиентам. Желательно сделать это минимум за 3-4 месяца, чтобы своевременно решить все организационные и деловые вопросы.
• Без грузчиков в переезде не обойтись, особенно если компания работает с крупным оборудованием и тяжелой техникой. Кто-то справляется своими силами, то есть задействует сотрудников, а кто-то не экономит и заказывает услуги в транспортных компаниях. Грузчиков стоит приглашать заранее, чтобы в день переезда они уже были на месте.
• Новое место должно быть готово к переезду – там должна быть коммуникация, чистое и убранное пространство, оплаченная аренда помещения. Это позволит избежать временных и финансовых издержек.
• Новые контактные данные нужно сообщить всем клиентам и партнерам. Лучше всего опубликовать их на сайте, чтобы каждый пользователь сразу видел эту информацию. Не помешает обновить схему переезда, чтобы рабочий процесс на новом месте наладился легко и без проблем.

Компания «Арт-Мувинг» готова помочь с организацией переезда под ключ. Что мы предлагаем: надежных грузчиков, составление плана переезда офиса, собственные автомобили, поставки упаковочных материалов и оборудования. Мы работаем на территории Екатеринбурга и Свердловской области и выполняем транспортные услуги грамотно, качественно и ответственно. Поможем с комфортом перебраться в новое помещение и организуем срочный вывоз имущества. Для уточнения деталей звоните по телефонам: +7 (343) 38 44 800, 8 (800) 333-52-66, +7 (963) 272-77-90.